DXの効果は何で測る？時間・ミス・売上の見方

新しい仕組みを入れてしばらくたつと、「で、結局どれくらい良くなったのか」が気になってきます。ところが、いざ効果を確かめようとすると、比べる元の数字がない、ということがよくあります。なんとなく楽になった気はするけれど、説明できない。これでは、次にどこへ力を入れるべきかも決めにくくなります。DXの効果は、時間・ミス・売上の三つの見方で整理すると、確かめやすくなります。

測る前に「今」を書き残す

効果を確かめるうえで一番大事なのは、取り組みを始める前の状態を書き残しておくことです。変わった後の数字だけがあっても、何と比べればよいのか分かりません。始める前に、対象の仕事について次のことをメモしておきましょう。

• その仕事を、誰が、どれくらいの頻度で行っているか
• 一回あたり、どれくらいの時間がかかっているか
• 最近、どんなミスや手戻りが起きたか
• 社員が、その仕事のどこを面倒だと感じているか

このメモは、正確でなくても構いません。担当者の感覚での記録でも、何もないよりずっと役に立ちます。大切なのは、始める前と後で、同じやり方で記録することです。たとえば「◯月◯日・請求書づくり・事務の担当・だいたい半日・先月は宛名の書き間違いが一件」のように、日付・仕事・人・かかった時間・最近のミスを一行に並べるだけで、後から比べられる記録になります。

時間で見る：同じ仕事にかかる手間

一番分かりやすいのが、時間で見る方法です。たとえば、毎月の請求書づくりに半日近くかかっていると担当者が感じているなら、それが比べる元になります。

測り方のこつ

• 対象の仕事を一つに絞る。「事務作業全体」のように広げると、何が変わったのか分からなくなる
• 一回だけでなく、何回か記録して、ふだんのかかり方をつかむ
• 準備や確認、やり直しの時間も含めて測る

注意したいこと

新しい仕組みに切り替えた直後は、慣れていないぶん、かえって時間がかかることがあります。切り替えた直後の数字だけで「効果がない」と決めつけず、社員が慣れたころにもう一度測りましょう。慣れたかどうかのめやすは、担当者が手順書を見なくても作業できるようになったころです。

また、時間が減ったことだけで満足せず、浮いた時間を何に使っているかも見ておきます。浮いた時間がお客様への対応や新しい仕事に回っているなら、その変化も効果として記録しておく価値があります。

ミスで見る：手戻りと気づいた場所

二つ目は、ミスや手戻りで見る方法です。時間ほど目立ちませんが、ミスが減ると、お客様からの信頼や社員の気持ちの余裕にも関わってきます。

たとえば、見積書の金額の打ち間違い、配送先の書き間違い、予約の二重受付といったミスです。起きるたびに短く記録しておくと、取り組みの前後で比べられます。記録する場所は、誰でも書き込める表を一つ決めておきます。

• 何が起きたか（一行でよい）
• どこで気づいたか（社内の確認か、お客様からの指摘か）
• 直すのにどれくらい手間がかかったか

特に見ておきたいのが、「どこで気づいたか」です。お客様に指摘される前に社内で気づけるようになったなら、件数が同じでも前進です。ミスを責めるための記録ではなく、仕組みを良くするための記録だと、社員にきちんと伝えておきましょう。

売上で見る：手前の動きをたどる

三つ目は売上です。社長にとって一番気になる数字ですが、DXの効果を売上だけで判断するのは難しい面があります。売上は、季節、景気、取引先の事情など、さまざまなことの影響を受けるからです。そこで、売上そのものではなく、売上につながる手前の動きを見ます。

| 取り組み | 売上の手前で見ること | |---|---| | 問い合わせの受付を整えた | 問い合わせへの返信の早さ、見積もりにつながった件数 | | 予約の仕組みを入れた | 予約の取りこぼし、キャンセルの件数 | | 来店後のフォローを始めた | もう一度来てくれたお客様の数 | | 見積もりの作り方を見直した | 見積もりを出すまでの日数、出せた件数 |

こうした手前の動きが良くなっていれば、売上への道筋が整ってきていると考えられます。売上の数字だけを見て一喜一憂するより、どの動きが変わったのかを追うほうが、次の打ち手も見えやすくなります。表のうち、自社の取り組みに近い行を一つだけ選び、毎月同じ日に数えるところから始めましょう。

測った後に気をつけること

数字に表れにくい変化も拾う

DXの効果の中には、数字にしにくいものもあります。

• 社長に確認しないと進まなかったことが、社員だけで決められるようになった
• 担当者が休んでも、他の人が代わりに仕事を進められるようになった
• 社員から、「ここも変えられませんか」と提案が出るようになった

こうした変化は、数か月に一度、社員に「前より楽になったこと」「まだ困っていること」の二つを聞くと拾えます。7段階のDXレベルでいえば、業務の知識や判断が社長の頭の中だけにある1段目から、情報や手順が整理された3段目へ進むときの変化は、まさにこの種類のものです。数字と並べて、言葉の記録も残しておきましょう。

測りすぎない

記録の項目を増やしすぎると、記録そのものが新しい手間になります。測るのは、取り組みごとに一つか二つで十分です。時間なら対象の仕事を一つに、ミスなら書く項目を三つまでに、売上なら手前の動きを一つに絞ります。「この数字が変われば、取り組みはうまくいっている」と言える数字を、始める前に一つ決めておきましょう。

結果は、社内に伝える

測った結果は、社長の手元にしまっておかず、社内に伝えます。何を変えたのか、前はどうで今はどうなったか、誰の工夫や協力のおかげか、次に何を変えたいか。この四つを短く伝えると、新しいやり方に付き合ってくれた社員の苦労が報われ、次の取り組みにも前向きになってもらいやすくなります。思ったほど効果が出なかったときも、「ここは変わらなかったので、次はやり方を変えてみる」と隠さず話せば、それも次の改善の材料になります。

今日からできること

今、見直しを考えている仕事を一つ選び、担当者に「一回あたりどれくらいかかっているか」と「最近どんなミスがあったか」を聞いて、日付と一緒にメモしておいてください。そのメモが、数か月後に効果を確かめるときの比べる元になります。聞くときは「楽にするための下調べです」と一言添えると、担当者も答えやすくなります。同じことを社長自身の仕事でも一つやってみると、記録にどれくらい手間がかかるかも実感できます。

まとめ

• 始める前に、今の状態を書き残しておく
• 時間は、対象を一つに絞り、慣れたころにも測る
• ミスは、件数だけでなく「どこで気づいたか」を見る
• 売上は、手前の動きを追って道筋を確かめる
• 数字にならない変化も言葉で残し、測りすぎず、結果を社内に伝える

TaskMate では、面談で会社のDXレベルを7段階で見える化し、今の段と目指す段を決めてから伴走を始めます。行き先の段がはっきりすると、何が変われば前に進んだと言えるのかも考えやすくなります。DXレベルを相談するからご相談ください。