DXは何から始める？最初の一歩は業務の棚卸し

「DXを進めたいが、何から手をつければいいのか分からない」と感じると、つい便利そうなツールやAIのサービスを探したくなります。けれども、自社にどんな仕事がいくつあるのかが分からないままでは、どのツールが合うのかも判断できません。この記事では、DXの最初の一歩としておすすめしたい「業務の棚卸し」を、手順に沿って説明します。

業務の棚卸しとは何か

棚卸しと聞くと、在庫を数える作業を思い浮かべるかもしれません。業務の棚卸しも考え方は同じです。会社の中にある仕事を一つずつ取り出して、何がどれだけあるのかを数え、並べ直すことを指します。

ふだんの仕事は、頭の中で「いつもの流れ」として一つにまとまっています。そのため、どこに手間がかかっているのか、どこが特定の人に頼っているのかが見えにくくなっています。一度ばらして書き出すと、思っていたより細かな作業が多いことや、同じ情報を何度も書き写していることに気づけます。

棚卸しは、DXの地図づくりのようなものです。地図がないまま歩き出すと、目的地にたどり着くまでに遠回りをしたり、同じ場所をぐるぐる回ったりします。少し時間をかけてでも、先に地図を作っておくほうが結果的に早く進めます。

なぜツール選びより先に棚卸しなのか

ツールから選ぶと、「ツールに仕事を合わせる」ことになりがちです。たとえば、勤怠管理のサービスを入れてみたものの、自社の勤務の形に合わず、結局紙のタイムカードと二重管理になってしまう。先に道具を選ぶと、こうしたことが起こりえます。

棚卸しを先にすると、順番が逆になります。

• 自社の仕事のうち、どれに一番手間がかかっているかが分かる
• 手間の原因が「入力」なのか「確認」なのか「探す時間」なのかが分かる
• その原因に合う道具を選べる

道具は、困りごとの形が分かってから選ぶほうが外れにくくなります。合わない道具を入れてやり直す手間と比べれば、先に棚卸しに時間をかける意味は十分にあります。

棚卸しの進め方：4つの手順

特別な道具はいりません。付箋とペン、または表計算ソフトがあれば始められます。

手順1：1週間の仕事を書き出す

まず、社長自身と、各部署の代表の方に、1週間に行った仕事を書き出してもらいます。ポイントは、細かく書くことです。「事務作業」ではなく「仕入先への発注書づくり」「在庫数の確認」「来月のシフト表づくり」のように、動詞で終わる単位にします。

1週間分を思い出して書くのは大変なので、毎日の終業前に5分だけ時間を取り、その日にやったことをメモしてもらうのがおすすめです。思い出しで書くと、電話の取り次ぎや書類探しのような細切れの作業がこぼれ落ちます。実は、こうした細切れの作業こそ、合計すると大きな時間になっていることがあります。

手順2：一つずつ情報を足す

書き出した仕事ごとに、次の情報を足していきます。

• どのくらいの頻度で行うか（毎日・毎週・毎月）
• 1回あたり、だいたいどれくらい時間がかかるか
• 誰が担当しているか、その人しかできないか
• 何を見て、何に書いているか（紙・ファイル・メール・頭の中）

時間は正確でなくてかまいません。「だいたい」で十分です。表計算ソフトなら、「仕事」「頻度」「1回の時間」「担当」「記録の場所」の5列を作り、1行に1つの仕事を書いていくと、あとで並べ替えが楽になります。

手順3：似た仕事をまとめる

付箋なら壁に貼り、似たものを近くに寄せます。「お客様とのやり取り」「お金のこと」「モノの手配」のように、数個のかたまりに分けると全体が見渡せます。

手順4：手間と頻度で並べる

最後に、「頻度が高く、手間もかかる仕事」を上に並べます。ここが、DXで最初に手をつける候補です。毎日少しずつ時間を取られている仕事は、積み重なると大きな負担になっています。

並べた結果から読み取る3つのサイン

並べ終えた一覧を眺めると、DXで手をつけるべき場所のサインが見えてきます。特に次の3つに注目してください。

• 担当が一人しかいない仕事：その人が不在の日に滞ってしまう仕事です。手順を書き残すことが最初の手当てになります
• 同じ情報を何度も書いている仕事：電話のメモを台帳に写し、さらに伝票に写している、といった流れです。入力を一度で済ませる工夫の余地があります
• 「探す」が含まれる仕事：書類やファイルを探す、過去のやり取りを探す。置き場所を決めるだけで軽くなることがあります

この3つは、それぞれ手当ての仕方が違います。どのサインが多いかで、自社がまず取り組むべきことも変わってきます。

棚卸しでつまずきやすいポイント

棚卸しは単純な作業ですが、いくつか落とし穴があります。

書き出す粒度がそろわない

人によって「請求業務」と一言で書く人もいれば、十数個の作業に分ける人もいます。最初に見本を一つ示し、「このくらいの細かさで」と伝えておくと、あとで並べやすくなります。

「たまにしかない仕事」が抜ける

年に一度の決算準備や、繁忙期だけの臨時対応は、1週間の記録には出てきません。最後に「月に一度、年に一度の仕事は？」と別に聞いておきましょう。こうした仕事ほど、手順を覚えている人が限られていることが多いものです。

評価されると思われてしまう

社員の方が「仕事ぶりをチェックされている」と感じると、書き出しが控えめになります。目的は人を評価することではなく、仕事を楽にする場所を探すことだと、最初にはっきり伝えてください。

棚卸しが終わったら何をするか

書き出しと並べ替えが済んだら、上位の仕事から一つだけ選びます。いくつも同時に手をつけると、どれも中途半端になりがちです。

選んだ仕事について、「この作業は本当に必要か」「やめられないか」をまず考えます。デジタルに置き換える前に、なくせる作業がないかを確かめるのが先です。そのうえで残った作業を、どう書き残し、どこに集め、どう見えるようにするかを考えていきます。

たとえば、毎朝の在庫確認が上位に来たとします。そこで在庫管理のソフトを探す前に、「毎朝全部を数える必要があるのか」「動きの多い品目だけで足りないか」と問い直してみる。それだけで作業が軽くなることもあります。道具を入れるのは、その次の段階です。

棚卸しの結果は、一度作って終わりにせず、手元に残しておきましょう。半年後にもう一度見直すと、何が変わり、何がまだ残っているかがはっきりします。

まとめ

• DXの最初の一歩は、ツール選びではなく業務の棚卸し
• 1週間の仕事を、動詞で終わる細かさで書き出す
• 頻度・時間・担当・記録の場所を足し、似たものをまとめる
• 頻度が高く手間のかかる仕事から、一つだけ選んで取り組む
• 棚卸しは評価のためではないと、最初に伝えておく

手始めに、社長ご自身の今日一日の仕事を、付箋に書き出してみてください。書き出してみると、ふだん意識していない細かな作業の多さに気づくかもしれません。

TaskMateでは、業務の棚卸しから作業も一緒に行います。どこから手をつければよいか迷っている段階でも大丈夫です。DXレベルを相談するから、今の状況をお聞かせください。