スプレッドシートで始める業務の見える化

「今、どの仕事がどこまで進んでいるのか」と聞かれて、社員に確かめずに答えられるでしょうか。聞かないと分からない状態なら、業務の見える化に取り組む時期です。見える化と聞くと専用のシステムが必要に思えますが、スプレッドシート（表計算ソフト）一つで十分に始められます。この記事では、スプレッドシートで業務の進み具合を見えるようにする方法を、表の作り方から順に解説します。

見える化とは「聞かなくても分かる」状態のこと

業務の見える化とは、誰が、どの仕事を、どこまで進めているかが、人に聞かなくても分かる状態にすることです。

見える化ができていないと、社長や管理する立場の人は、確認のために社員に声をかけることになります。声をかけられた社員は手を止めて答えます。一回一回は短くても、その積み重ねが仕事の流れを細切れにします。

さらに、聞いて回る方式では、聞いた人の頭の中にしか状況が残りません。社長が把握していても、ほかの社員は知らない。結果として、同じことを別の人がまた聞きに行く、ということが起きます。

一つの表に状況が集まっていれば、誰でも同じ情報を見られます。確認のための声かけが減り、「表を見れば分かる」が社内の共通の合図になっていきます。

なぜ最初の道具にスプレッドシートが向いているのか

業務管理の専用サービスはたくさんあります。それでも最初の一歩としてスプレッドシートをおすすめするのには、理由があります。

• 会社のパソコンに入っていたり、無料で使えるものがあったりして、新しく契約しなくても始めやすい
• 一から覚える専用の画面と違い、表に書き込むだけで使える
• 列や項目を、自社に合わせて自由に変えられる
• インターネット上で共有すれば、複数人で同時に見て書ける

特に三つ目が大切です。見える化の最初の段階では、「どの項目を管理すべきか」がまだ固まっていません。使いながら列を足したり減らしたりできる柔軟さは、この時期には大きな利点です。

項目と運用が固まってきたら、そのとき改めて専用のシステムを検討すればよいのです。スプレッドシートで回した経験があれば、システムに求めることもはっきりしています。

表の作り方：1行に1件、列は少なく

見える化の表は、作り方の基本さえ押さえれば難しくありません。

最初に作る表は、一つの業務に絞ります。会社の全部の仕事を一枚の表で管理しようとすると、列の意味が業務ごとに食い違い、誰にとっても使いにくい表になります。おすすめは、件数が多く、関わる人も多い業務です。たとえば、お客様からの問い合わせや注文の対応は、受け付ける人と作業する人が分かれていることが多く、見える化の効き目を実感しやすい業務です。

1行に1件を書く

表の1行には、1つの仕事（案件や注文、問い合わせなど）だけを書きます。1つの行に複数の案件を書いたり、1つの案件を何行にも分けたりすると、あとで並べ替えや絞り込みができなくなります。

列は「最低限」から始める

たとえば、問い合わせから納品までを管理する表なら、最初は次の列で足ります。

1. 受付日
2. お客様名
3. 内容
4. 担当者
5. 状態（どこまで進んだか）
6. 次にやること
7. 期日

特に「次にやること」の列が効きます。状態だけでは、止まっている案件が何を待っているのかが分かりません。次の行動が書いてあれば、担当者以外が見ても状況をつかめます。

見出しの行を固定する

表が長くなると、下にスクロールしたときに列の見出しが見えなくなります。一番上の行を固定する設定にしておくと、どこまで見ても列の意味が分かります。

入力のぶれを防ぐ工夫

表が使われなくなる大きな理由の一つが、人によって書き方がばらばらになることです。

たとえば「状態」の列に、ある人は「対応中」、ある人は「作業中」、ある人は「途中」と書く。こうなると、絞り込みも集計もできません。

これを防ぐには、選択式の入力（プルダウン）を使います。「状態」の列には、あらかじめ決めた言葉だけを選べるようにしておきます。

• 受付
• 見積中
• 作業中
• 確認待ち
• 完了

担当者の列も同じように、社員の名前を選択式にしておくと、表記の揺れを防げます。日付の列は、日付の形式だけ受け付けるように設定しておくと安心です。

あわせて、列の値に応じて行の色が変わる設定（条件付き書式）を使うのもおすすめです。たとえば、期日を過ぎた行を赤くすると、遅れている案件がひと目で分かります。「状態」が「完了」の行を薄い灰色にすれば、まだ動いている案件だけが目に入ります。

作るときにやりがちな3つの失敗

表づくりに慣れていないと、よかれと思った工夫がかえって使いにくさを生むことがあります。

列を増やしすぎる

あれもこれも管理したくなり、列が数十に増えてしまう。入力する側は、空欄を埋めるだけで疲れてしまいます。「この列は、誰がいつ見るのか」と問い、答えられない列は思い切って外しましょう。

セルを結合して見た目を整える

同じお客様の行をまとめようとして、セルを結合する。見た目はすっきりしますが、並べ替えや絞り込みがうまく動かなくなります。見た目より、1行1件の形を守るほうが大切です。

一つの表に別の種類の情報を混ぜる

案件の一覧の下に、売上の集計やメモを書き足していく。表の中に別の種類の情報が混ざると、どこまでが一覧なのか分からなくなります。集計やメモは、別のシートに分けて置きましょう。

表を「毎日使われるもの」にする

表を作っただけでは、見える化は完成しません。いちばん難しいのは、表を更新し続けることです。

更新が止まる典型的な流れは、こうです。忙しい日に入力を後回しにする。表が実際の状況とずれる。ずれた表は信用されなくなり、誰も見なくなる。見られない表は、ますます更新されなくなります。

この流れを断つには、表を見る場面を日々の仕事の中に作ることです。

• 朝の打ち合わせを、この表を画面に映しながら行う
• 社長からの「あの件どうなった？」は、まず表を見てから聞く
• 案件が終わったら、その場で「完了」にしてから次に移る

社長自身が表を見て話す習慣をつけると、社員も表を更新する理由を実感しやすくなります。表が「社長に報告するための作業」ではなく、「自分たちの仕事を回す道具」として受け止められるようになれば、見える化は根づいたと言えます。

まとめ

• 見える化とは、人に聞かなくても仕事の状況が分かる状態のこと
• 最初の道具は、柔軟に作り変えられるスプレッドシートで十分
• 表は1行に1件、列は最低限から。「次にやること」の列が効く
• 選択式の入力と色分けで、書き方のぶれと見落としを防ぐ
• 朝の打ち合わせなど、表を見る場面を日々の仕事に組み込む

まずは今動いている仕事を5件だけ選び、上の7つの列で表にしてみてください。完璧でなくてかまいません。表に書き出すだけで、止まっている案件が目に入ってくるはずです。

TaskMateでは、DXレベル3「見える化社長」を目指す段階で、表の設計から業務システムづくりまで、作業も一緒に行います。400以上のシステム制作実績から選んで使うこともできます。DXレベルを相談するから、今の管理の仕方をお聞かせください。