外注・内製・伴走の違いと選び方

DXを進めようと決めたとき、次に悩むのが「誰がやるのか」です。外の会社に任せるのか、社内の誰かに担当してもらうのか、それとも外の人と一緒に進めるのか。どれが正解ということはなく、会社の状況と、やりたいことの中身によって向き不向きが変わります。選び方を間違えると、費用をかけたのに社内に何も残らなかったり、担当者が抱え込んで止まってしまったりします。外注・内製・伴走の3つを並べ、自社に合った選び方を考えます。

3つの体制の違いを一枚で

まずは、3つの体制の違いを大まかにつかんでおきましょう。

| | 外注 | 内製 | 伴走 | |---|---|---|---| | 誰が手を動かすか | 外の会社 | 社内の人 | 社内の人と外の人が一緒に | | 社内に残るもの | 完成した物 | 物と、作り方の知識 | 物と、進め方の知識 | | 社内の手間 | 少なめ（ただし伝える手間はある） | 多い | ほどほど | | 向いている仕事 | 中身がはっきり決まった仕事 | 日々少しずつ直していく仕事 | 何をすべきかから考える仕事 |

どの体制にも良さと弱さがあります。大切なのは、「何を頼みたいのか」と「社内に何を残したいのか」を先に決めることです。

それぞれが向くときと、気をつけたいこと

外注：中身が決まっている仕事に

ホームページの作り直しのように完成の形が見えていて、社内にその分野の知識を持つ人がいない。一度作れば、しばらく大きく変えない。こうした仕事は外注に向いています。

気をつけたいのは、頼む側の「伝える手間」です。外の会社は、こちらの仕事の事情を知りません。何のために作るのか、誰が使うのか、何が決まっていて何が決まっていないのか。これを社内で整理してから頼まないと、できあがった物が思っていたものと違う、ということが起きます。完成した後の直しを誰に頼むのかも、契約の前に決めておきましょう。頼む前には、次の五つを一枚の紙にまとめて渡すと、行き違いが減ります。

• 何のために作るのか
• 誰が、どんな場面で使うのか
• すでに決まっていること
• まだ決まっていないこと、相談したいこと
• 完成した後、誰が直すのか

内製：何度も直していく仕事に

業務のやり方を少しずつ何度も直していきたい。社内に仕組みづくりに興味のある人がいる。外に出したくない情報やノウハウが多い。こうした場合は内製が向いています。

弱点は、担当者に負担と知識が集まりやすいことです。その人が休んだり辞めたりすると、誰も直せない仕組みが残ります。作った仕組みの説明を残すこと、担当を二人以上にすることを、最初からルールにしておきましょう。「本業の合間にやって」と頼むと後回しになるので、仕組みづくりに使う時間を会社として確保することも欠かせません。担当者は、ITに詳しいかどうかより、仕事の流れをよく知っていて、人に説明するのが苦にならない人を選ぶと進みやすくなります。

伴走：何から始めるかを決める段階に

何から手をつければいいか、まだ決まっていない。いずれは社内で回したいが、今は知識が足りない。作るだけでなく、進め方まで社内に根づかせたい。こうした場合は伴走が向いています。

伴走は、社内の人が一緒に動くことが前提です。外の人にすべてを任せるつもりだと、良さが生きません。「社内でどこまでできるようになったら区切りにするか」の目安も、始めるときに話し合っておくと、ずるずると続くことを避けられます。相手を選ぶときは、相談だけなのか、作業までどこまで一緒にしてくれるのかも確かめておきましょう。

費用は「総額」と「残るもの」で比べる

3つの体制を比べるとき、目に見える支払いだけで判断しないようにしましょう。

• 総額で見る：外に払うお金だけでなく、社内の人が使う時間、作った後に直すための費用も含めて考える
• 残るもので見る：お金を払った結果、会社に何が残るのか。物だけか、知識や進め方も残るか

外注は支払いがはっきりしていて分かりやすい反面、直すたびに費用がかかることがあります。内製は外への支払いが少なく見えても、社員の時間という形で費用がかかっています。伴走は毎月の支払いが続く代わりに、社内の人が一緒に手を動かすので、進め方の知識が社内に残りやすい形です。どれが安いかは、一年分の総額と残るものを並べて比べてみると見えてきます。並べるときは、体制ごとに「外に払うお金」「社内の人が使う時間」「直すときにかかるお金」「一年後に社内に残っているもの」の四つを書き出します。お金に換えにくい時間や知識も、同じ表に並べておくのがこつです。

組み合わせ、段階に応じて変える

どれか一つに決める必要はありません。仕事の中身ごとに体制を変えるのが、むしろ自然です。たとえば、全体の進め方と優先順位は伴走で一緒に考え、ホームページの制作のように中身が決まった仕事は外注し、日々の表計算の直しは内製する。組み合わせるときは、どの仕事をどの体制で進めているかを一覧にして、社内で共有しておくと混乱しません。

一度決めた体制を、ずっと続ける必要もありません。最初のうちは、何から手をつけるべきかが分からないことが多いので、外の人と一緒に考える時間が役立ちます。進むにつれて社内に仕組みの扱いに慣れた人が育てば、日々の直しは社内でこなせるようになります。さらに大きな仕組みが必要になったら、その部分だけを外の会社に頼む、という流れもあります。次のような変化を感じたら、体制を見直す合図です。

• 外の人に聞かなくても、社内で答えが出せることが増えてきた
• 逆に、社内の担当者だけでは手が回らなくなってきた
• やりたいことの規模が、これまでより大きくなった

選ぶための5つの問い

迷ったときは、次の問いに順に答えてみてください。

1. やりたいことの中身は、はっきり決まっているか
2. 完成した後、どれくらいの頻度で直したいか
3. 社内に、時間を割いて関われる人はいるか
4. 社内に残したいのは、物か、知識か、その両方か
5. 外の人に任せたくない情報やノウハウはあるか

中身が決まっていて直す頻度が少なければ外注、社内に人がいて何度も直すなら内製、何から始めるかが決まっておらず知識も残したいなら伴走、というのが大まかな目安です。

今日からできること

今、社内で「やりたいけれど止まっていること」を三つ書き出し、それぞれ上の5つの問いに答えてみてください。三つとも同じ体制になるとは限りません。仕事ごとに合う体制が見えてくると、誰に何を頼むかの話を具体的に進められます。答えに迷った問いには印をつけておくと、社内や外の人に相談するときの話題になります。

まとめ

• 外注は中身の決まった仕事、内製は何度も直す仕事、伴走は何をするかから考える仕事に向く
• 外注は伝える手間、内製は担当者への集中、伴走は社内の関わり方に気をつける
• 費用は総額と、社内に残るもので比べる
• 仕事ごとに体制を組み合わせ、変化に応じて見直す

TaskMate は、今のDXレベルと目指す段を決め、月額の伴走で一段ずつ進める支援です。業務の棚卸しやシステムづくりなどの作業も一緒に行います。どの体制が合うかを考えるところから、DXレベルを相談するで一緒に整理できます。