大きなシステム開発と補助金の考え方

業務をまとめて見直すような大きなシステム開発は、会社にとって大きな投資です。そうした場面で「補助金が使えないか」と考えるのは自然なことです。ただ、補助金の話から入ると、本来考えるべき「何のために、何を作るのか」が後回しになりがちです。補助金は、しっかりした計画を後押ししてくれる仕組みであって、計画の代わりにはなりません。大きなシステム開発と補助金を、どんな順番で考えればよいかを見ていきます。

補助金ありきで考えない

補助金を前提に開発を考え始めると、次のようなことが起きやすくなります。

• 補助金の対象になりそうなものを探して、本当に必要な物が後回しになる
• 申請の締め切りに合わせて、計画を急いで固めてしまう
• 採択（申請が審査を通り、補助の対象に選ばれること）されなかったときに、計画そのものが止まってしまう

順番は逆です。まず、自社にとって必要な開発が何かを決める。そのうえで、その計画に合う補助金があれば活用を考える。この順番を守ると、補助金が使えるかどうかに関係なく、会社として筋の通った投資になります。

「採択されなくても進めるか」を先に決める

補助金は申請すれば必ず受けられるものではなく、審査があります。計画を立てる段階で、使えなかった場合にどうするかを決めておきましょう。そのまま進めるのか、規模を小さくするのか、時期をずらすのか。これを決めておくと、結果に振り回されずにすみます。

中小企業省力化投資補助金という選択肢

大きなシステム開発で検討できる制度の一つに、「中小企業省力化投資補助金」があります。名前のとおり、人手に頼っている仕事を減らし、少ない人数でも仕事が回るようにするための投資を後押しする制度です。

ただし、どんな投資が対象になるのか、どんな要件があるのか、いつ申請できるのかといった中身は、公募の回ごとに見直されることがあります。制度の中で申請の型や枠が分かれていることもあります。この記事では、補助率や上限額、締め切りといった具体的な数字や条件には触れません。検討するときは、制度の公式サイトで最新の公募要領（その回の決まりをまとめた公式の文書）を手に入れ、原文で確かめてください。人づての話や、インターネットの古い記事だけで判断するのは避けましょう。

申請の前に固めておきたい計画の中身

補助金を使うかどうかに関わらず、大きな開発の前には、次のことを言葉にしておく必要があります。

1. 今の仕事の流れ：どの仕事に、誰が、どれくらいの手間をかけているか
2. 変えたい所：その流れのうち、どこに人手がかかりすぎているか
3. 変えた後の姿：システムを入れた後、仕事の流れがどう変わるか
4. 社員の役割の変化：浮いた時間で、社員がどんな仕事に取り組むか
5. 効果の確かめ方：変わったかどうかを、何で確かめるか

特に大切なのが、1つ目の「今の仕事の流れ」です。たとえば、注文を電話で受けて紙に書き、事務の担当が表に打ち直し、倉庫へ紙で回しているなら、その一つひとつを順に書きます。今の流れが書き出せていないと、どこが省力化できるのかを説明できません。逆に、ここが整理されていれば、補助金の申請にも、開発会社への依頼にも、そのまま使える材料になります。

公募要領で確かめたいこと

公募要領は分量が多く、読むのが大変です。それでも、少なくとも次の点は自分の目で確かめておきましょう。

• [ ] 自社が申請できる対象に当てはまるか
• [ ] 計画している投資が、補助の対象になるか
• [ ] 申請に必要な書類は何か
• [ ] 申請の受付期間と、事業を行う期間はいつか
• [ ] 発注や契約、支払いをしてよい時期に決まりはあるか
• [ ] 補助金がいつ、どんな手続きの後に支払われるか
• [ ] 受け取った後に、報告など求められることは何か
• [ ] 計画どおりにいかなかったとき、返還を求められる決まりはあるか

見落としやすいのが、発注や支払いの時期です。補助金によっては、決められた時期より前に契約や支払いをすると、対象にならないことがあります。開発会社との話を進める前に確かめておきましょう。受け取った後の報告が求められる場合は、申請して終わりではなく、しばらく続く約束になります。約束した計画に届かなかったときの扱いも、申請の前に確かめておいてください。

お金の流れも大切です。補助金には、かかった費用をいったん自社で支払い、手続きを終えた後で受け取る形のものがあります。この制度でどうなっているかも公募要領で確かめ、受け取るまでの間の資金のめどを、金融機関や顧問の税理士などと早めに相談しておくと安心です。

見積もりは「同じ条件」でそろえて取る

開発会社から見積もりを取るときは、先に書き出した計画の中身を同じ資料として各社に渡します。作ってほしい範囲と今回は作らない範囲、使い始めた後の直しや問い合わせへの対応が含まれるかも、そろえて確かめます。金額だけでなく、進め方や社内に求められる手間も聞いておきましょう。補助金を使う場合は、見積もりの取り方にも決まりがあることがあります。分からない点は、その回の事務局の窓口に問い合わせるのが確実です。人によって言うことが違うと感じたときほど、原文と公式の窓口に立ち返りましょう。

大きな開発を進めるうえでの心構え

補助金を使うかどうかとは別に、大きな開発には共通する心構えがあります。

• 一度に全部を作ろうとしない：最初に使い始める範囲を決め、使いながら広げるほうが、途中で方向を直しやすくなります
• 社内の担当者を決める：開発の途中で出てくる「この場合はどうしますか」という問いに、答えられる人が必要です
• 使い始めた後の運用まで考える：誰がデータを入れ、誰が不具合に気づき、誰が直しを頼むのかまで決めておきます

7段階のDXレベルで考えると、複数のツールの情報をAIが横断したり、AIがツールの更新まで進めたりする5〜7段目では、仕組み同士をつなぐ土台が必要になり、大きな開発の話が出やすくなります。ただし、その土台は、主な業務の情報と手順が整理された状態の上に乗るものです。下の段が整わないうちに大きな開発へ進むと、作った仕組みに入れる情報がそろわず、思うように使えないことがあります。

今日からできること

大きな開発を考えているなら、まず「今の仕事の流れ」を一つだけ紙に書き出してみてください。人手が一番かかっていると感じる仕事を選び、誰が何をしているかを順に並べます。あわせて、制度の公式サイトで最新の公募要領の目次だけでも眺めておくと、何を確かめればよいかの見当がつきます。

まとめ

• 補助金ありきではなく、必要な開発を先に決める
• 採択されなかった場合の進め方も、先に決めておく
• 中小企業省力化投資補助金の中身は、その回の公募要領で必ず確かめる
• 発注や支払いの時期、補助金を受け取る時期と資金のめどにも気をつける
• 一度に全部を作らず、社内の担当と運用の役割を決める

TaskMate では、1千万円規模の大きなシステム開発については、省力化補助金の活用をご提案しています。その前段となる業務の棚卸しや、今のDXレベルの見える化から一緒に進められますので、まずはDXレベルを相談するからご相談ください。