月額の伴走支援を活かす、
定例の使い方

月額の伴走支援を始めると、外の担当者と定期的に打ち合わせをする「定例」が生まれます。この定例を、毎回なんとなく近況を話して終わる場にしてしまうと、月日がたっても会社の仕事はあまり変わりません。反対に、定例の前後まで含めて使い方を決めておくと、同じ時間でも進み方が違ってきます。伴走は、外の人が答えを持ってくる場ではなく、社内と外が一緒に考えて決める場です。準備・当日・その後の三つに分けて、定例の使い方をご紹介します。

定例が「報告会」になっていないか

まず、今の定例（あるいはこれから始める定例）が、次のような状態になっていないかを確かめてみてください。

• 毎回、前回から何が進んだかの報告だけで時間が終わる
• その場で決めるべきことが、「社内で検討します」で持ち帰りになる
• 次回までに誰が何をするのかが、はっきりしないまま終わる
• 定例に出ているのが社長だけで、現場の社員は中身を知らない

一つでも当てはまるなら、定例が報告会になりかけています。報告は大切ですが、それだけなら文章のやりとりでも済みます。顔を合わせる時間は、決めることと、一緒に手を動かすことに使いましょう。

定例の前にすること

定例の中身は、前日までの準備に大きく左右されます。準備といっても、難しいことではありません。

議題を三つまでに絞る

話したいことは、つい増えていきます。けれども、一回の定例で決めきれることには限りがあります。その回で一番決めたいことを、多くても三つに絞って、先に相手へ送っておきましょう。

材料をそろえておく

議題ごとに、判断に使う材料を用意します。たとえば、請求書の作り方を見直したいなら、今使っている書式、作る人、かかっている手間のメモがあると話が早く進みます。材料がないと、定例の時間の多くが「今どうなっているか」の確認に消えてしまいます。

困っていることを書き出す

うまくいっていないこと、迷っていることは、恥ずかしがらずに書き出しておきます。伴走の担当者が力を発揮しやすいのは、こうした困りごとの場面です。

当日の進め方と、誰が出るか

当日は、毎回同じ流れで進めると、話が散らかりにくくなります。

1. 前回の宿題の確認：決めたことが進んだか、止まっているならなぜか
2. 困りごとの共有：この間に起きた問題や、迷っていること
3. 今回決めること：準備した議題を順に話し、その場で決める
4. 一緒に手を動かす：決めたことを、できる範囲でその場で進める
5. 次回までの宿題：誰が、何を、いつまでにするか

特に大切なのが、4つ目の「一緒に手を動かす」です。たとえば、表の項目を決めたなら、その場で表を作り始めてしまう。手順書の構成を決めたなら、最初の一段落だけでも一緒に書く。少しでも形にしておくと、定例が終わった後に社内で続きを進めやすくなります。

社内の誰が出るか

社長だけが出ていると、決めたことが現場に伝わるまでに時間がかかり、細かい事情が抜け落ちることもあります。

• 社長：会社としての方針を決め、優先順位をつける
• 現場の担当者：実際の作業の事情を伝え、決めたことを動かす
• 社内のまとめ役：宿題の進み具合を見守り、次回の議題を集める

毎回全員が出る必要はありません。議題に合わせて、その回に関わる社員に出てもらう形でも十分です。大切なのは、決めたことを動かす人が、決める場にいることです。

定例の後と、ときどきの振り返り

その日のうちに済ませること

定例が終わったら、その日のうちに、決めたことと宿題を短くまとめて社内の誰でも見られる場所に置きます。定例に出ていない社員に宿題がある場合は、直接伝えます。記録は「決めたこと」「宿題」「次回の議題の候補」の三つが書いてあれば十分です。たとえば「決めたこと：見積書のひな形は営業部の書式に統一」「宿題：事務の担当が、来週水曜までに古いひな形を別の場所へ移す」「次回の候補：請求書も同じ形にするか」のように、一行ずつで構いません。この記録がたまると、伴走を始めてから何が変わったのかを振り返る材料にもなります。

数か月に一度は「段」で振り返る

定例を重ねていると、目の前の宿題に追われて、何を目指していたのかを見失うことがあります。数か月に一度は、大きな振り返りの回を設けましょう。TaskMate の伴走では、最初の面談で会社のDXレベルを7段階で見える化し、今の段と目指す段を決めます。振り返りでは、この段を使って話し合います。

• 始めたときと比べて、今はどの段に近づいたか
• 次の段に上がるために、まだ足りないことは何か
• これまでの宿題の中で、目指す段につながらなかったものはあるか

共通のものさしがあると、「なんとなく前より良くなった気がする」ではなく、「主な業務の手順と担当が整理できたので、次は社内資料を使ったAIの活用に進もう」と、次の一歩を具体的に決められます。

止まった宿題は、理由を分ける

止まった理由は、たいてい「時間がなかった」「やり方が分からなかった」「そもそも必要なかった」のどれかです。時間がなかったなら社内の時間の確保を、やり方が分からなかったなら次の定例で一緒に手を動かすことを、必要なかったなら宿題そのものを消すことを考えます。理由を分けずに「次こそやります」で済ませると、同じ宿題が何度も残り続けます。

間隔によって、定例の運び方を変える

定例の間隔によっても、運び方のこつは変わります。

| | 月に一度の定例 | 毎週の定例 | |---|---|---| | 一回で扱う議題 | 方向を決める大きめの議題 | 前の週の続きと、小さな作業 | | 宿題の大きさ | 一か月で進める量 | 一週間で終わる量 | | 起きやすいこと | 間が空き、宿題が止まる | 準備が追いつかず、議題が浅くなる |

月に一度なら、宿題を二週目で一度見直す日を社内で決めておくと、止まりにくくなります。毎週なら、議題を毎回立てるより、前の週の続きから始める形にすると準備が軽くなります。

今日からできること

次の定例（まだ始めていない方は、社内の会議）の前に、「今回一番決めたいこと」を一つだけ書いた紙を用意してみてください。その一つが決まって終われたら、その回は成功です。小さな成功を重ねることが、伴走を活かす土台になります。紙には、決めたい理由と、決めるのに必要な材料も一行ずつ書き添えておくと、当日すぐに本題に入れます。

まとめ

• 定例は報告会ではなく、決めて動かす場にする
• 前日までに、議題を絞り、材料と困りごとをそろえる
• 当日は同じ流れで進め、決めたことを動かす人に出てもらう
• その日のうちに記録を残し、数か月に一度は段で振り返る
• 定例の間隔に合わせて、議題と宿題の大きさを変える

TaskMate の伴走には、月1回の伴走コンサルを行う月1回プラン（月額55,000円・税込、打ち合わせとエンジニアの作業を合わせて月10時間）と、毎週の定例で作業まで一緒に進める週1回プラン（月額220,000円・税込、月40時間）があります。どちらが合うかは、面談で今のDXレベルを見ながら一緒に考えられますので、DXレベルを相談するからどうぞ。